Werkstudent (m/w/d) Finance & Operations at HeyCharge GmbH

Über HeyCharge

HeyCharge macht EV-Laden überall dort möglich, wo es bisher kaum möglich war – in Tiefgaragen, Mehrfamilienhäusern und überall dort, wo kein Mobilfonsignal hinschlägt. Unsere offline-first Plattform SecureCharge nutzt Bluetooth für die lokale Verifizierung und Zigbee-Mesh für Lastmanagement und Cloud-Sync. Kein Internet an der Ladesäule erforderlich – ohne Kompromisse bei Zuverlässigkeit oder Abrechnungsgenauigkeit.

Wir haben unseren Hauptsitz in München und ein verteiltes Team in Deutschland, der Ukraine und den USA. Zu unseren Partnern gehören unter anderem Vonovia, Easee und Emobi. Wir sind Y-Combinator-gebacken, EU-gefördert und kombinieren eine kundennahe Kultur mit schlanken, hochgradig automatisierten Abläufen.

Wir suchen einen Werkstudenten (m/w/d) im Bereich Finance & Operations, der die laufenden Finanz- und HR-Prozesse bei HeyCharge übernimmt. Du arbeitest direkt an den operativen Abläufen unseres Finanzwesens – von der Rechnungsabwicklung über den Zahlungsverkehr bis hin zur Vorbereitung der Buchhaltung für externe Partner.

Bei uns lernst du die Finanzmechanik eines skalierten Startups nicht aus Fallstudien, sondern direkt in der Praxis. Du übernimmst schnell Eigenverantwortung für feste Routinen und arbeitest eng mit unserem Team sowie externen Dienstleistern zusammen.

Aufgaben

Deine Aufgaben & Routinen

• Kreditorenbuchhaltung (AP):

• Erfassung, Codierung und Prüfung eingehender Lieferantenrechnungen über unser Rechnungstool (Finway / künftig Moss).

• Bearbeitung des physischen Posteingangs (Scannen & Triagieren von Dokumenten).

• Pflege und Abstimmung der wöchentlichen Priorisierungs- und Zahlungsliste.

• Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen via Commerzbank.

• Debitorenbuchhaltung (AR) & Forderungsmanagement:

• Abstimmung und Überwachung eingehender Kundenzahlungen in Easybill.

• Nachverfolgung offener Posten und Versand von freundlichen, wirksamen Zahlungserinnerungen.

• HR-Administration & Payroll Support:

• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitern.

• Erfassung von Arbeitsstunden (z. B. für Stundenlohnkräfte) zur Weitergabe an unseren Lohnbuchhalter/Steuerberater (Rüter & Partner).

• Pflege von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Führung der Personalakten.

• Schnittstelle & Buchhaltungsvorbereitung:

• Vorbereitung und Bereitstellung der monatlichen Monatsabschluss-Unterlagen für unsere externen Partner (u. a. Torq und Steuerberater).

• Abstimmung von Bank- und Kartentransaktionen gegen Belege und Rechnungen.

Künftige Projekte & Strategische Aufgaben

Neben dem Tagesgeschäft hast du die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Skalierung unserer operativen Prozesse mitzuwirken:

• Aufbau & Optimierung des Inventory Managements: Mitgestaltung der Prozesse zur Erfassung, Verfolgung und Bestandsführung unserer Hardware-Komponenten und Ladeinfrastruktur.
• Weiterentwicklung der HR-Prozesse: Strukturierung und Automatisierung von Onboarding-/Offboarding-Workflows, Zeiterfassung sowie Optimierung der HR-Systeme.
• Cashflow-Planung & Forecasting: Unterstützung bei der Liquiditätsplanung speziell zugeschnitten auf unser Hardware- und SaaS-Geschäftsmodell (Berücksichtigung von Hardware-Vorfinanzierungen, Bauteil-Lieferzeiten, wiederkehrenden Software-Umsätzen und Projekt-Installationen).
• System-Migrationen & Automatisierung: Aktive Mitwirkung bei der Umstellung von Tools (z. B. Migration von Finway zu Moss) und der Reduzierung manueller Schritte.

Qualifikation

Dein Profil

• Studium: Fortgeschrittenes Bachelor- oder Masterstudium an einer deutschen Hochschule – bevorzugt in BWL, Finance, Accounting, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Studiengang.
• Vorerfahrung: Bevorzugt erste praktische Erfahrungen (z. B. Praktika oder Werkstudententätigkeiten) in den Bereichen Finance, Accounting, Controlling, HR-Administration oder in einer Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung.
• AI-Native & Automations-Mindset: Du nutzt KI-Tools wie Claude ganz selbstverständlich in deinem Arbeitsalltag. Du hast den Anspruch, wiederkehrende und manuelle Schritte im Finanz- und HR-Bereich mithilfe von Prompting und klugen Workflows zu automatisieren.
• Sprachkenntnisse: Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (Kommunikation mit Behörden, Steuerberatern und Lieferanten erfolgt auf Deutsch; interne Teamkommunikation auf Englisch).
• Vor-Ort-Verfügbarkeit: Regelmäßige Präsenz an unserem Standort in München (ein Teil der Aufgaben umfasst physische Post, Dokumentenverwaltung und die direkte Abstimmung vor Ort).
• Verfügbarkeit & Flexibilität: 16–20 Stunden pro Woche während des Semesters (flexibel um deine Vorlesungen herum planbar), in den Semesterferien gerne mehr.
• Tool- & Zahlenaffinität: Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen (Google Sheets / Excel). Erste Erfahrungen mit Finanztools (Finway, Easybill, Moss, DATEV oder Commerzbank) sind ein Plus.
• Diskretion: Zuverlässigkeit und ein absolut vertraulicher Umgang mit Gehalts- und Personaldaten sind für dich selbstverständlich.

Was dich auszeichnet

• Auge fürs Detail: Du bemerkst Zahlendreher oder fehlende Belege, bevor sie zu Problemen werden.
• Pragmatismus & Hands-on-Mentalität: Du packst Aufgaben direkt an und löst Probleme lieber unkompliziert, anstatt sie zu vertagen.
• Eigeninitiative & Automationsdrang: Du denkst mit, hakst eigenständig nach und fragst dich nach dem dritten manuellen Schritt sofort: "Wie kann ich das mit Claude oder Skripten schneller und schlauer lösen?"

Benefits

Was wir bieten

• Faire & attraktive Vergütung: Ein marktgerechter Stundenlohn
• Zentrales Büro: Ein zentral gelegenes Büro in München mit hervorragender Anbindung und modernem Arbeitsumfeld.
• AI-First Kultur: Du arbeitest in einer Umgebung, die KI-Tools wie Claude täglich nutzt, um Prozesse effizienter zu gestalten.
• Karriereperspektive: Nach erfolgreichem Abschluss deines Studiums besteht bei sehr guter Performance die Möglichkeit der Übernahme in eine Vollzeitstelle.
• Echte Verantwortung & Flexibilität: Steile Lernkurve im Startup-Finanzwesen und flexible Arbeitszeiten, die sich ideal an deine Vorlesungen anpassen lassen.

Interesse?

Wenn du sehen möchtest, wie die Finanzen eines Venture-backed Startups im Tagesgeschäft wirklich funktionieren und wie man sie mit KI-Tools auf das nächste Level hebt, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Bitte gib an, was du studierst und ab wann bzw. mit wie vielen Stunden pro Woche du uns unterstützen kannst.

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