Operations Manager (m/w/d) für Wärmecontracting at Kola Invest GmbH

Wer wir sind

Kola NetZero bringt Eigentümer von Mehrfamilienhäusern mit einem führenden Anbieter für Wärmecontracting zusammen: Der Eigentümer bekommt eine neue, klimafreundliche Heizzentrale ohne eigene Investition, der Anbieter betreibt sie 15 Jahre lang, und wir begleiten den Weg von der ersten Anfrage bis zur Unterschrift. Hinter Kola NetZero steht die Kola Invest GmbH, ein Hamburger Family Office mit Fokus auf Wohnimmobilien.

Wir sind ein kleines Team mit großem Ziel: mehrere tausend Wohneinheiten pro Monat in die Wärmewende zu bringen. Dafür bauen wir gerade das Backoffice auf, das aus eingereichten Objekten vertragsreife Projekte macht. Du bist die erste Person in dieser Rolle und prägst, wie wir arbeiten.

Deine Aufgaben

Du verantwortest den Weg eines Objekts vom Eingang bis zur Freigabe durch den Anbieter. Konkret:

• Pipeline steuern: 50 bis 100 Objekte gleichzeitig im Prozess halten. Du weißt jederzeit, welches Objekt in welcher Phase steckt, was blockiert und was als Nächstes dran ist, und berichtest das wöchentlich an die Geschäftsführung.

• Objekteingang prüfen: Energieausweise, Heizkostenabrechnungen, Gasrechnungen und Objektlisten der Eigentümer sichten, Daten in unsere Portfolioliste übertragen und auf Vollständigkeit prüfen.

• Technischen Fit bewerten: Zentral oder dezentral, Energieträger, Kesselalter, Anzahl Wohneinheiten, Warmwasserbereitung. Du entscheidest mit, welche Objekte an den Anbieter gehen und welche nicht.

• Vergleichsrechnungen erstellen: Kosten heute gegen Kosten mit Contracting über 15 Jahre (Brennstoff, CO2-Preis, Wartung, Investition) mit unseren Tools aufbereiten und dem Eigentümer erklären können.

• Beteiligte koordinieren: Eigentümer, Hausverwaltung, Messdienst, Vertrieb und Technik des Anbieters und unsere Vermittlungspartner. Du holst fehlende Unterlagen ein, hältst Fristen nach und vermittelst, wenn es hakt.

• Übergabe an den Anbieter: Objekte in das gemeinsame Portfolio-Sheet einstellen, Status pflegen, Begehungen koordinieren und den Vertragsprozess bis zur Unterschrift treiben.

• Partner-Netzwerk abrechnen: Vermittelte Objekte den Partnern zuordnen und Provisionen vorbereiten.

• Prozesse und Tools aufbauen: Du definierst, wann ein Objekt „vollständig“ und wann es „vertragsreif“ ist, schreibst die Abläufe auf und automatisierst mit Google Sheets, Drive und KI-gestützten Auswertungen, was heute Handarbeit ist.

Dein Profil

Erfahrung

• 3 bis 7 Jahre in einer Rolle, in der du viele Vorgänge parallel koordiniert hast, zum Beispiel:

• Projektleitung oder Projektassistenz bei einem Heizungsbauer, Energieversorger, Messdienst oder Contracting-Anbieter

• Objektmanagement oder Teamleitung in einer größeren Hausverwaltung

• Operations oder Customer Success in einem PropTech- oder Energie-Startup

• Projektsteuerung bei Sanierungen und Modernisierungen im Wohnungsbestand

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, zum Beispiel Immobilienkaufmann/-frau, Versorgungstechnik, Energiewirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Betriebswirtschaft.

Projektmanagement

• Du hältst 80 Bälle gleichzeitig in der Luft, ohne dass einer liegen bleibt, und entscheidest selbst, was Vorrang hat.

• Du kannst mit Eigentümern, Hausverwaltungen und Technikern gleichermaßen reden und hakst freundlich nach, auch zum dritten Mal wegen derselben Abrechnung.

• Du definierst Übergabepunkte und Fristen, hältst sie nach und kannst jederzeit sagen, wo die Pipeline steht.

Fachlich

• Du kannst einen Energieausweis und eine Heizkostenabrechnung lesen und weißt, was eine Gasetagenheizung von einer Zentralheizung unterscheidet.

• Du verstehst, wie eine Hausverwaltung arbeitet, was eine WEG ist und wer beim Eigentümer entscheidet.

• Du rechnest gern, prüfst Zahlen auf Plausibilität und kannst eine Vergleichsrechnung erklären.

Arbeitsweise und Tools

• Sicher in Excel oder Google Sheets, idealerweise hast du schon ein CRM oder Ticketsystem betrieben.

• Du schreibst Prozesse selbst auf und verbesserst sie, statt sie nur abzuarbeiten.

• Offen für KI-Tools im Alltag, weil ein großer Teil der Dokumentenauswertung darüber läuft.

• Deutsch verhandlungssicher.

Pluspunkte: Kenntnisse im GEG oder CO2KostAufG, Erfahrung mit Wärmecontracting oder Energieberatung, Aufbau eines Backoffice von null.

Was wir nicht suchen: Reine Sachbearbeitung ohne Koordinationserfahrung, oder Konzern-PMO mit Projekten, die 200 Tage Vorlauf haben. Bei uns sind die Projekte klein, viele und schnell.

Was wir bieten

• Eine Rolle mit direktem Einfluss: Jedes Objekt, das du vertragsreif machst, ersetzt eine alte Gas- oder Ölheizung.

• Aufbauarbeit statt Verwaltung: Du definierst die Prozesse, die später ein Team von 4 bis 5 Leuten nutzt, und wächst mit in die Leitung von Operations.

• Kurze Wege: Du arbeitest direkt mit den beiden Geschäftsführern und mit dem Team unseres Contracting-Partners.

• Festgehalt plus Beteiligung am Erfolg, abhängig von den vermittelten Wohneinheiten.

• Hybrides Arbeiten, Büro in Hamburg

• Moderne Tools: Google Workspace, KI-gestützte Auswertung von Unterlagen, keine Papierakten.

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