Head of Operations & Customer Success (m/w/d) at Pedlar

🚀 Über Pedlar Pedlar ist ein schnell wachsendes B2B-Tech-Unternehmen aus Essen. Wir übernehmen für große Unternehmen den Einkauf von indirekten Gütern und Dienstleistungen – von der Bestellung bis zur Rechnung. Dabei verbinden wir Technologie, Automatisierung und Customer Success , um Einkaufsprozesse deutlich einfacher und effizienter zu machen. Wir wachsen stark und bauen unsere Prozesse aktuell auf die nächste Entwicklungsstufe: Immer mehr operative Abläufe werden durch KI-Agenten und Automatisierung übernommen. Gleichzeitig wollen wir unseren Kunden einen erstklassigen Service bieten. Dafür suchen wir dich als Head of Operations & Customer Success . Aufgaben Operations & Prozesse Verantwortung für die operative Abwicklung unserer Kunden Führung und Weiterentwicklung des Operations- und Customer-Success-Teams Sicherstellung einer hohen Qualität und Geschwindigkeit in der Auftragsabwicklung Analyse von Prozessen und Identifikation von Ineffizienzen Entwicklung und Implementierung von Standards, KPIs und Arbeitsabläufen Erkennen von Problemen, bevor sie zum Problem für unsere Kunden werden Kontinuierliche Verbesserung unserer operativen Prozesse 🤖 Automatisierung & KI (in Unterstützung) Identifikation von Prozessen, die automatisiert werden können Zusammenarbeit mit unserem Tech-Team bei der Automatisierung operativer Abläufe Einsatz von KI-Agenten und anderen Tools zur Skalierung unserer Prozesse Hinterfragen: „Warum machen wir das eigentlich noch manuell?“ Aufbau einer möglichst effizienten und personenunabhängigen Operations-Struktur 🤝 Customer Success Verantwortung für die operative Beziehung zu unseren Kunden Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit Lösung komplexer Kundenprobleme Aufbau und Verbesserung von Kundenprozessen Zusammenarbeit mit Sales bei Neukunden und bestehenden Kunden Übersetzung von Kundenfeedback in konkrete Verbesserungen für Operations und Produkt 💰 Finance & kaufmännische Prozesse Du arbeitest eng mit unserer Finanzbuchhaltung zusammen und verstehst die kaufmännischen Zusammenhänge unserer Prozesse. Dazu gehören beispielsweise: Rechnungsprozesse und deren korrekte Abwicklung Verständnis für Umsatzsteuer-Themen Abstimmung zwischen Operations und Buchhaltung Verständnis von Debitoren-/Kreditorenprozessen Identifikation und Lösung von Unstimmigkeiten Verbesserung der Schnittstelle zwischen operativer Abwicklung und Finance 🧠 Sparring mit den Gründern Direkte Zusammenarbeit mit einem unserer Gründer und Geschäftsführer Gemeinsames Durchdenken von operativen und strategischen Herausforderungen Aufbereitung von Problemen und Kennzahlen Entwicklung und Umsetzung von Lösungen Eigenständige Übernahme von Projekten Nicht nur Probleme aufzeigen, sondern Lösungen entwickeln und umsetzen Qualifikation 🔥 Das bringst du mit Wir suchen keine Person, die einfach nur einen bestehenden Job verwalten möchte. Du solltest unternehmerisch denken, Verantwortung übernehmen und Herausforderungen mögen. Must-haves Mehrjährige Erfahrung im Bereich Order Management, Auftragsabwicklung, Projektmanagement oder vergleichbaren Bereichen Erste bzw. mehrjährige Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern Sehr gute analytische Fähigkeiten Gute kaufmännische Kenntnisse (z.B. Aufträge, Rechnungen, Umsatzsteuer) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse Ausgeprägte Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke Sehr strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Interesse an Automatisierung Bereitschaft, Probleme selbstständig zu lösen, statt sie weiterzugeben Besonders wichtig ist uns Du bist offen. Du hörst zu, hinterfragst deine eigenen Annahmen und bist bereit, deine Meinung zu ändern, wenn die Daten etwas anderes zeigen. Du bist zielstrebig. Du möchtest Dinge voranbringen und gibst dich nicht mit „Das haben wir schon immer so gemacht“ zufrieden. Du bist analytisch. Du willst verstehen, warum etwas nicht funktioniert – und löst nicht nur die Symptome. Du magst Herausforderungen. Bei Pedlar wird nicht jeder Tag nach Plan laufen. Wir suchen jemanden, der gerade dann Energie bekommt, wenn es herausfordernd wird. Du übernimmst Verantwortung. Wenn etwas nicht funktioniert, fragst du nicht zuerst, wer dafür verantwortlich ist, sondern: „Wie bekommen wir das jetzt gelöst?“ Benefits ⭐ Was dich bei Pedlar erwartet 🚀 Sehr viel Verantwortung Du bekommst einen großen Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, einen zentralen Unternehmensbereich maßgeblich aufzubauen und weiterzuentwickeln. Keine Angst die Verantwortungen gehen nicht alle ab Tag 1 auf dich: Wir starten erstmal mit dem Tagesgeschäft und sobald wir hier eine Routine entwickelt und den Aufwand reduziert haben, kommen die nächsten Bereiche Schritt für Schritt dazu. 🧠 Direkter Austausch mit einem Seriengründer Du arbeitest eng mit einem unserer beiden Geschäftsführer zusammen und hast die Möglichkeit, von einem erfahrenen Unternehmer zu lernen und gleichzeitig selbst unternehmerische Verantwortung z